|
Link
to us!!!
|
| ข่าวเศรษฐกิจ / วงการก่อสร้าง |
|
|
|
|
| "HOTELING" ทางเลือกใหม่ บริหารพื้นที่ออฟฟิศสไตล์โรงแรม |
|
ในยุคเศรษฐกิจขยายตัว องค์กรภาคธุรกิจส่วนใหญ่ขยายตัวตามไปด้วย เช่น เพิ่มสายงานการผลิต เพิ่มสาขา เพิ่มบุคลากร ทำให้หลายองค์กรประสบปัญหาด้านกายภาพ ได้แก่ พื้นที่อาคารไม่เพียงพอกับจำนวนบุคลากร พื้นที่ที่จัดให้ไม่เหมาะสมกับการทำงาน และความต้องการ สภาพแวดล้อมในการทำงานไม่เหมาะสม
ทางออกง่ายๆ คือ เพิ่มพื้นที่ใช้สอย โดยสร้างอาคารใหม่ เช่าพื้นที่เพิ่ม หรือวางแผนออกแบบตกแต่งพื้นที่ให้เหมาะสม และเพียงพอต่อการขยายตัว ซึ่งมีค่าใช้จ่ายต้องลงทุนเพิ่ม ขณะเดียวกันการสร้างอาคารใหม่ มักจบลงที่ใช้อาคารใหม่เป็นหลัก ทิ้งอาคารเก่าให้รกร้าง ทำให้สิ้นเปลืองหรือใช้ทรัพยากรไม่คุ้มค่า
กระแสลดต้นทุน เพิ่มผลกำไร และการใช้ ประโยชน์ทรัพยากรขององค์กรอย่างคุ้มค่า ทำให้หลายฝ่ายหันมาให้ความสนใจกับทรัพยากรที่มีอยู่ โดยเฉพาะอาคารหรือพื้นที่สำนักงาน โดยเน้นใช้พื้นที่ทุกส่วนให้เกิดประโยชน์สูงสุด และปรับปรุงให้ใช้งานอย่างเหมาะสม
การจัดพื้นที่ทำงานแบบใหม่โดยใช้พื้นที่ร่วมกัน หรือจัดสรรพื้นที่ใช้งานแบบไม่กำหนดเจ้าของ (hoteling) เป็นการปรับปรุงการใช้พื้นที่ในรูปแบบใหม่ที่มีประสิทธิภาพ เสียค่าใช้จ่ายน้อย แต่ตอบสนองการขยายตัว และแก้ปัญหาดังกล่าวได้
ลด พท.ส่วนตัว เพิ่ม พท.ส่วนกลาง
แนวคิดการใช้พื้นที่สำนักงานให้คุ้มค่าและเกิดประสิทธิภาพสูงสุด เริ่มจากการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการจัดพื้นที่ใช้สอยภายใน โดยมุ่งลดพื้นที่ส่วนตัว แทนที่ด้วยพื้นที่ส่วนกลาง เพื่อการทำงานร่วมกัน โดยกำหนดตารางเวลาการใช้งาน และมีการจองอย่างเป็นระบบ
hoteling เป็นกลยุทธ์การจัดพื้นที่ทำงานรูปแบบใหม่ ในที่นี้จะแนะนำรูปแบบการจัดพื้นที่เพื่อการทำงานร่วมกันในแบบโรงแรม ซึ่งผลัดกันใช้งานพื้นที่เดียว ลดขนาดพื้นที่ที่มากเกินจำเป็น และปรับปรุงพื้นที่ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากเป็นกลยุทธ์ที่ตอบรับความต้องการขององค์กร และจัดการกับปัญหาด้านพื้นที่ได้อย่างเหมาะสม
เลียนแบบการจัดการโรงแรม
hoteling คือรูปแบบการทำงานที่เลียนแบบการจัดการของโรงแรม โดยเปรียบสำนักงานเป็นเสมือนโรงแรม ประกอบด้วยพื้นที่ทำงาน โต๊ะทำงาน และอุปกรณ์ที่จำเป็น พนักงานเปรียบเสมือนลูกค้าโรงแรม มีการจัดการการใช้เหมือนการเข้าพักในโรงแรม คือ มีการจองล่วงหน้า กำหนดช่วงเวลาใช้งานตามความต้องการของ พนักงานแต่ละคนอย่างชัดเจน
มีระบบจัดการและตรวจสอบเวลาเข้าออก (check-in/check-out) ห้องของโรงแรมคือส่วนทำงาน และจัดเตรียมพื้นที่ทำงานเป็นส่วนกลางแบบไม่มีเจ้าของในจำนวนที่เพียงพอต่อความต้องการ มีสภาพแวดล้อมที่เหมาะสม พร้อมอุปกรณ์สำนักงาน และการบริการที่จำเป็น เตรียมไว้อย่างครบครัน
จัดพื้นที่สำนักงาน 2 รูปแบบ
การจัดพื้นที่แบบใหม่มี 2 รูปแบบหลัก คือ กลุ่มบุคคลที่ใช้เวลาทำงานนอกสถานที่เป็น ส่วนใหญ่ เข้าสำนักงานเป็นครั้งคราว โต๊ะทำงานส่วนตัวใช้งานค่อนข้างน้อย และช่วงเวลาสั้นๆ กลุ่มที่ 2 เน้นการทำงานเป็นทีม ประกอบด้วย ผู้ร่วมงานหลายสาขาวิชา ทั้งพนักงานประจำ ผู้เชี่ยวชาญแขนงต่างๆ ซึ่งมักไม่ใช่พนักงานประจำ การทำงานอาศัยการพบปะเป็นครั้งคราว พื้นที่ทำงานที่ต้องการเป็นการใช้พื้นที่ร่วมกันเป็นหลัก มีพื้นที่ทำงานส่วนตัวเป็นเพียงส่วนประกอบรอง
อุปกรณ์-ระบบต้องพร้อม
การจัดพื้นที่ สามารถจัดพื้นที่การทำงานแบบผสม คือจัดพื้นที่ทำงานเดิมภายในองค์กรร่วมกับการจัดพื้นที่แบบ hoteling หรือประยุกต์ใช้พื้นที่เพื่อการทำงานแบบ hoteling เพียงอย่างเดียว ในบางแผนกที่พนักงานทำงานนอกสถานที่เป็นหลัก ซึ่งขึ้นอยู่กับการยอมรับของบุคลากร วัฒนธรรมองค์กร และนโยบายของผู้บริหาร
การจัดพื้นที่ทำงานภายในส่วน hoteling จะเป็นการจัดพื้นที่ทำงานทั่วไป คือมีพื้นที่เพียงพอต่อการปฏิบัติงานต่อคน จะไม่มอบพื้นที่ให้ผู้ใดผู้หนึ่งเป็นเจ้าของ มีจำนวนพื้นที่ และปริมาณโต๊ะทำงานที่เหมาะสม มาจากการศึกษาช่วงเวลาทำงานหลักของบุคลากรในองค์กรโดยรวม
ภายในส่วนทำงานมีการจัดเตรียมอุปกรณ์สำนักงาน สภาพแวดล้อม และระบบประกอบ อาคารอื่นๆ ที่จำเป็น เช่น ระบบแสงสว่าง ระบบปรับอากาศ เทคโนโลยีที่จำเป็น ระบบรักษาความปลอดภัย ระบบการติดต่อสื่อสารและเทคโนโลยีสารสนเทศ ให้มีความพร้อม และคุณภาพดีเท่าเทียม หรือดีกว่ากับพื้นที่ทำงานรูปแบบเดิม
ต้องจัดการ 4 ระบบหลัก
- ระบบการจองใช้งานล่วงหน้า มีตารางเวลาระบุช่วงเวลาการใช้งานพื้นที่ของบุคลากรแต่ละกลุ่ม หรือแต่ละคนอย่างชัดเจน และทุกคนสามารถเห็นความเคลื่อนไหวของการจองพื้นที่ตลอดเวลา
- ระบบรักษาความปลอดภัยตลอด 24 ชั่วโมง เนื่องจาก hoteling อาจมีการใช้งานพื้นที่ตลอด 24 ชั่วโมง จึงควรมีระบบรักษาความปลอดภัยที่รัดกุมเพียงพอ เพื่อความปลอดภัยในชีวิตและทรัพย์สินของทั้งส่วนรวมและส่วนตัว
- ระบบการจัดการเกี่ยวกับการดูแลรักษาอาคาร พื้นที่ ระบบประกอบอาคาร ระบบการซ่อมบำรุงเครื่องมือและอุปกรณ์สำนักงาน ให้เหมาะสมและมีประสิทธิภาพ โดยจัดทำแผนการซ่อมบำรุงแยกเป็นส่วนๆ อย่างเหมาะสม และ จัดทำแผนให้สามารถเปิดใช้พื้นที่ ระบบประกอบอาคาร และอุปกรณ์สำนักงานบางส่วนได้ตามปกติ ขณะมีการซ่อมบำรุง
- ระบบการให้ความช่วยเหลือทางเทคนิค (help desk) โดยจัดพนักงานผู้เชี่ยวชาญทางเทคนิคและ/หรือเทคโนโลยีสารสนเทศประจำ เพื่ออำนวยความสะดวก และให้คำปรึกษากับบุคลากรผู้มาใช้พื้นที่
hoteling ช่วยแก้ปัญหา-ลดต้นทุน
hoteling สามารถช่วยแก้ปัญหาขององค์กรในด้านทรัพยากรกายภาพ และการใช้พื้นที่ มุ่งเน้นการจัดการการใช้พื้นที่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ลดพื้นที่ที่มากเกินความจำเป็น ช่วยแก้ปัญหาการขยายตัวขององค์กร ซึ่งมักต้องการพื้นที่เพิ่มเติมและประสบปัญหาการมีพื้นที่ไม่เพียงพอ และแก้ปัญหาด้านค่าใช้จ่าย ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายจากการสร้างอาคารใหม่ หรือเช่าพื้นที่เพิ่มเติม ลดค่าใช้จ่ายด้านการบริการ การบำรุงรักษาพื้นที่ที่มากเกินความจำเป็น
ต้องยอมรับความเปลี่ยนแปลง
โดยสรุป hoteling ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้พื้นที่อาคาร ดังนี้
- ลดค่าใช้จ่ายระยะยาว เนื่องจากประหยัดพื้นที่ใช้งาน ลดภาระด้านการดูแลรักษาอาคาร และประหยัดค่าใช้จ่ายในการสร้างอาคารใหม่
- ใช้อาคารให้เกิดประโยชน์สูงสุด อีกทั้งพัฒนาสภาพแวดล้อมขององค์กรให้ดีขึ้นเหมาะสมกับรูปแบบการทำงาน
- พัฒนาสภาพแวดล้อมและสร้างภาพลักษณ์ที่ดีขององค์กร
- สร้างความพึงพอใจให้แก่บุคลากรขององค์กร จากสภาพแวดล้อมที่เหมาะสม สามารถใช้งานพื้นที่อย่างอิสระ เลือกเวลาเข้าทำงานได้ตามต้องการ ส่งผลทางอ้อมต่อการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
แม้ hoteling จะมีข้อดีมากมาย แต่ความสำเร็จจำต้องอาศัยความร่วมมือจากบุคลากรภายในองค์กรเป็นหลัก ทั้งในแง่ความมีวินัย ตรงต่อเวลา ความซื่อสัตย์ และความทุ่มเทต่องานการสื่อสาร และทำความเข้าใจระหว่างองค์กรกับบุคลากร ถึงการเปลี่ยนแปลงสู่รูปแบบการทำงานแบบใหม่ เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงส่งผลกระทบต่อบุคลากรโดยตรง หากบุคลากรผู้ปฏิบัติไม่มีความรู้ความเข้าใจ อาจเกิดการต่อต้านไม่เห็นด้วยกับรูปแบบและการเปลี่ยนแปลง ซึ่งอาจจะส่งผลในทางตรงข้าม
|
ที่มา [ ประชาชาติธุรกิจ ] วันที่ 28-08-2549
|
|
|
|
|
